每年开始的几个月总是一个完美的时间来有一个新的开始，并确保一切都是有组织的，可以在你的协会. 要记住的最重要的事情之一就是年历，因为它包括了所有能让你的协会在今年有效运作的重要事项. 下面是一份HOA清单，上面列出了所有应该写在日历上的重要事项.
在你的HOA清单上的项目
每个协会都必须有一份HOA年度检查表，作为来年必须做什么的指南. 通过列一个清单，你的HOA可以提前计划所有事情，减少冲突的风险. 然而，准备工作必须在一月份之前做好. 以下是所有需要列入HOA年度日历清单的项目:
1. 管理文档
每年年初, 你们协会必须确保你们的管理文件是最新的. 如果在前一年进行了修订, 确保您的当前副本反映这些更改. 保留过时的副本是一回事，但遵守过时的规则是另一回事.
此外, 您更新后的治理文件必须在当地管辖土地记录和SCC中存档. 每个房主也必须得到一份副本. 最后，你的HOA还是 公寓欢迎包 还必须包含修订后的管理文件的副本.
2. 审计
日历上首先要做的事情之一是对组织的财务进行审计. 尽管这些可能不是每年都发生, 在你们协会确实考虑聘请审计师的年份, 通常发生在头两个月. 审计应在上一年结束后尽快列入日历.
确保审计工作尽可能顺利进行, 你必须提前准备一份HOA审核清单. 清单必须包括所有的财务文件和报告, 还有账簿, 收据, 支付, 甚至银行对账单.
3. 税
随着新年的到来，不可避免的是税收. 税收的时间 会带来很多头痛，这就是为什么当它来的时候没有人喜欢它. 不幸的是，报税是房主协会运作的一个组成部分.
要注意，因为联营税需要比个人税更早提交——通常在3月15日. 赶在截止日期之前，把报税的时间定在二月份，这样你就能确保在截止日期前上交税款.
4. 董事会会议
年初是重新评估董事会召开时间的最佳时机, 所以一定要把这条列在你的HOA清单上. 将会议安排在年初，将给董事会成员充足的时间来计划会议，并承诺参加会议. 如果有几个月没有会议，提前计划, 让大家提前知道.
5. 建筑、维修或翻新计划
现在是开始安排和计划任何重大项目的最佳时间，这些项目都在今年的议程上. 确保董事会和社区中的每个人都能及时了解即将发生的任何重大变化. 准备一份HOA维护清单，确保你没有遗漏任何东西.
现在也是时候提前安排任何季节性的开放或关闭，将发生在你的财产在不同的季节. 通过提前这样做，你可以在尽可能早的日期通知房主任何关闭. 这消除了任何可能由于迟通知而产生的不便.
6. 委员会会议
你的HOA清单还必须包括委员会会议. 确保所有的委员会会议都提前安排好.
通常, 最好是等到你知道董事会会议的时间，提前一周左右安排委员会会议. 这种方式, 委员会会议上的信息可以有效地传达给董事会成员.
7. 年度会议
社区协会年度检查表上应该写的一个重要事项是年会. 会议的日期和时间通常可以在协会的管理文件中找到. 把这个记录在日历上，也可以作为向社区成员发送提醒的日期.
重要的是要记住，你必须安排年度会议，并根据管理文件的要求发出适当的通知. 如果公司章程规定必须在年会召开前至少30天发出通知, 那你就得照上面说的做.
您所在州的法律也可能影响您发送会议通知的早或晚. 例如，根据 北卡罗来纳州计划社区法案GS§47F-3-108，通知必须在不超过60天或不超过10天前发出. 如果不遵守，你可能会惹上法律上的麻烦.
8. 预算和评估
你的业主协会清单也必须包括时间 预算准备 和评估计算. 这样做的一个好时机是在年中. 收集和组织所有的财务信息可能需要长达六个月的时间, 所以这个过程应该在初夏开始，给协会足够的时间来处理这些数字.
9. 保险
保险检查应该是每个HOA管理清单的一部分. 再次检查你的保险政策，确保它涵盖了你的HOA可能需要的一切, 包括紧急情况或自然灾害的保险.
你还应该确保你的所有保费都是最新的, 你的预算计划应该包括哪些内容.
10. 假期
把它放在HOA的清单上似乎有点奇怪，但你不应该忽视它. 假期已经在日历上了，但关闭还没有. 现在是决定建筑物或办公室关闭的最佳时机，也可以决定哪些日子是常驻员工的假期.
11. 通讯
如果你的 协会有一份通讯, 年初是重新评估简报发布频率的好时机，这样就可以通知简报的作者他们将在哪天发布简报. 把这些日期记在日历上.
12. 特别活动
任何特殊的活动也应该在这个时候安排. 活动对居民来说是一种享受，对管理人员来说也是一种表达对社区成员感激之情的方式.
现在，与董事会和委员会的成员一起决定你在这一年中想要举行哪些有趣的活动和庆祝活动，并努力让它们按计划进行.
整理好你的HOA清单
对于业主协会来说，新年的开始是一个令人兴奋而又忙碌的时刻. 日程上有这么多的事情，它们可能会在你甚至没有注意到的情况下开始堆积起来. 因此，准备一份HOA清单来帮助组织你在这一年应该做的事情是非常重要的. 当提到HOAs时，一个完整的日历肯定比一个空的日历好! 在年初花点时间，确保所有重要的事情都安排好了.
如果你的协会需要帮助来整理一份HOA清单或只是执行任务, 你可能会从与HOA管理公司合作中受益. 如果你需要的话给我们打个电话.
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