每年的头几个月总是一个完美的时间有一个新的开始,并确保一切都是有组织的,因为它可以在你的协会. 要记住的最重要的事情之一是年度日历,因为它包括了所有重要的项目,这些项目将使你的协会在今年有效地运行. 这是一份HOA清单,列出了所有应该写在你日历上的重要项目.
您的HOA清单上的项目
每个协会都必须有一个HOA年度清单,作为来年必须做什么的指导. 通过编制清单,您的HOA可以提前计划所有事情并减少冲突的风险. 然而,准备工作必须在1月之前就做好. 以下是您的房屋协会年历清单中需要包含的所有项目:
1. 管理文档
每年年初, 您的协会必须确保您的管理文件是最新的. 如果在前一年进行了修改, 确保您当前的副本反映了这些更改. 保留过时的副本是一回事,遵守过时的规则是另一回事.
此外, 您更新的管理文件必须在当地司法管辖区土地记录和SCC中存档. 每个房主也必须得到一份副本. 最后,您的HOA或 公寓欢迎套餐 还必须包含经修订的管理文件的副本吗.
2. 审计
日历上发生的第一件事是审计组织的财务状况. 虽然这些可能不会每年都发生, 在你的协会考虑聘请审计师的年份, 它们通常发生在头两个月内. 审计应在上一年结束后立即安排在日历上.
确保审计尽可能的顺利进行, 你必须提前准备好HOA审核清单. 清单必须包括所有财务文件和报告, 还有账簿, 收据, 支付, 甚至还有银行对账单.
3. 税
随着新年的到来,不可避免的是:税收. 税收的时间 会带来很多头痛,这就是为什么当它来的时候没有人真正喜欢它的原因. 不幸的是,报税是经营业主协会不可或缺的一部分.
注意,协会税需要比个人税更早申报,通常在3月15日. 提前做好准备,在2月份完成报税,这样你就能确保在截止日期之前把它们交上来.
4. 董事会会议
年初是重新评估董事会会议时间的最佳时机, 所以一定要把这个项目列在你的HOA清单上. 将会议安排在年初,将给董事会成员充足的时间来计划会议,并承诺参加会议. 如果有几个月不举行会议,请提前计划, 让大家提前知道.
5. 建设、维护或翻新计划
现在是开始安排和计划今年议程上的任何主要项目的最佳时机. 确保董事会和社区中的每个人都能及时了解即将发生的任何重大变化. 准备一个HOA维护清单,以确保你没有错过任何东西.
现在也是提前安排任何季节性开放或关闭的时候,这些开放或关闭将在不同的季节发生在你的房产上. 通过提前这样做,您可以在尽可能早的日期通知房主任何关闭. 这消除了由于通知晚了而产生的任何不便.
6. 委员会会议
您的HOA清单还必须包括委员会会议. 确保所有的委员会会议都提前安排好.
通常, 最好等到你知道董事会会议的时间,并在大约一个星期前安排委员会会议. 这种方式, 委员会会议的信息可以有效地传递给董事会成员.
7. 年度会议
一个重要的项目应该写在你的社区协会的年度清单是年会. 会议的日期和时间通常可以在协会的管理文件中找到. 把它写在日历上,并提醒社区成员参加的日期.
重要的是要记住,您必须安排年度会议,并按照管理文件的要求发送适当的通知. 如果公司章程规定通知必须在年会召开前至少30天发出, 那你必须照上面说的去做.
你所在州的法律也可能会影响你发送会议通知的早或晚. 例如,根据 北卡罗莱纳计划社区法GS§47F-3-108,通知必须在不超过60天或不少于10天前发出. 如果不遵守规定,你可能会遇到法律上的麻烦.
8. 预算及分摊
您的业主协会清单还必须包括时间 预算准备 评估计算. 这样做的好时机是在年中. 收集和整理所有的财务信息可能需要长达六个月的时间, 所以这个过程应该在初夏开始,给协会足够的时间来处理这些数字.
9. 保险
保险检查应该是每个HOA行政检查清单的一部分. 再次检查你的保险单,确保它涵盖了你的HOA可能需要的一切, 包括紧急情况或自然灾害保险.
你也应该确保你是最新的所有保费支付, 哪些应该包括在你的预算计划中.
10. 假期
这似乎是一个奇怪的项目放在HOA清单上,但你不应该忽视它们. 假期已经在日历上了,但关门还没有. 这是决定建筑物或办公室关闭的最佳时机,也是决定常驻员工哪一天放假的最佳时机.
11. 通讯
如果你的 协会有一份通讯, 年初是重新评估通讯应该多久发布一次的好时机,这样通讯的作者就可以被告知他们应该在哪一天发布. 把这些日期写在日历上.
12. 特别活动
任何特别的活动也应该安排在这个时候. 活动可以是对居民的一种款待,也是管理人员向社区成员表示感谢的一种方式.
现在与董事会和委员会的成员一起决定你想在这一年中有什么有趣的活动和庆祝活动,并努力将它们列入时间表.
整理好您的HOA清单
对于业主协会来说,新年伊始是一个令人兴奋但又忙碌的时刻. 日程上有这么多的事情,它们会在你没有注意到的情况下堆积起来. 因此,准备一份HOA清单是至关重要的,它可以帮助你组织一年中应该做的事情. 当涉及到hoa时,一个完整的日历肯定比一个空的要好! 在年初花点时间确保所有重要的事情都安排好了.
如果你的协会需要帮助,整理一个HOA清单或简单地执行任务, 你可能会从与物业管理公司合作中获益. 需要的话给我们打个电话.
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