这些程序的目的是帮助减少冠状病毒在人与人之间的传播. 遵循以下协议, 这种关联降低了冠状病毒接触传播的机会. 雪松管理集团建议尽可能在此时举行虚拟会议和/或电话会议.
任何人, 董事会成员或所有者感到或有任何生病的迹象, 不得出席任何董事会会议
在安排董事会会议时考虑到COVID
- 为召开董事会或年会作准备时, 尽可能确保, 桌子和椅子的董事会被放置至少6英尺从业主的画廊椅子
- 当设置董事会的桌子 & 椅子，一定要确定董事会成员之间坐的距离不能超过3英尺.
- 向每位董事会成员提供任何文件的个人副本(不要共享或传递任何文件. (最好的方法是电子分销).
- 确保没有文件分发给业主. 把所有文件用电子邮件发给所有者，并让他们打印出来. (会议中没有讲义.)
- 确保协会为业主们安排的走廊椅子之间的距离为6英尺或至少3英尺). 如果在这种配置下，房间只能容纳20个主人, 限制业主的总数允许这个数字或找到一个更大的场地. (把限制贴在门上，让所有人都能看到)
- 做一个单独的区域，业主论坛与业主发言, 移到旁边，这样主人的飞沫不会靠近其他主人. 在大多数情况下，这将很容易实现指定一个区域的一边或前面.
- 将会议限制在1对1之间.5个小时. 确保门一直开着，然后再关上一次，这样每个人都不会碰到门.
- 设置完毕后，在会议开始前或业主到达前将所有表面擦拭干净.
- 每个安装人员在安装前和拆卸后应按照美国疾病控制与预防中心的洗手指南洗手.
- 当业主登记参加会议时，在前门有一个单独的小桌子为业主登记. 把一块胶带放在离登记表3英尺远的地板上，并让所有者写下他们的名字. 然后登记人员会在名单上找到船主的名字，并写上“现在”, 所有者没有实体签到.
2019冠状病毒病期间年会安排
我们应该注意到，美国在这方面的努力.S. 政府已经要求10人以上的团体不应召开会议，在这段时间召开年会可能会更好.
- 使用以上所有董事会会议设置程序和以下附加步骤进行设置.
- 当业主为年会登记入住时，在前门有一个单独的小桌子为业主登记入住. 把一块胶带放在离登记表3英尺远的地板上，并让所有者写下他们的名字. 然后登记人员会在名单上找到失主，并写上“到场”,“没有实体所有者签到. 在这个时候，亲自检查的人将把一张选票放在桌子上，允许所有者取回它. 不把选票交给物主.
- 确保所有提名, 提名演讲和问题与业主论坛分开.
- 在选举期间，选票收集员必须戴着塑料手套处理选票. 只有记录表应交给董事会主席.
- 点票员应该一次点票一个, 他们之间保持三英尺的距离. 一旦计票完毕, 应该有一个人写出结果并交给董事会主席.
会议破裂后
- 会议开始和结束时向所有出席者宣布, “会议结束后将没有社交时间，我们请与会者在会议结束后直接离开, 会议结束后不要闲逛或社交.”
- 把门打开，避免多人接触门把手.
- 在存放桌椅之前，确保所有地方都用消毒剂擦干净.
- 为所有安装和拆卸人员提供塑料手套.
- 按照美国疾病控制与预防中心的洗手指南，在故障发生后立即洗手.
