供应商是任何社区的重要组成部分, 但HOA必须确保他们所完成的工作的条款是明确的. 这样做可以帮助协会避免潜在的灾难,并节省大量的工作. 然而, 许多协会仍然淡化供应商合同的重要性, 导致了本可以轻易避免的后果.
了解供应商合同的重要性
签约供应商是任何业主协会的自然组成部分. 一个有计划的社区需要一定程度的冰球突破豪华版游戏,没有外界的帮助是无法完成的. 然而,一个负责任的HOA不应该仅仅用一个微笑和握手来完成交易. 事情并不是这样的. 在将项目授予供应商之后, 业主协会必须起草一份供应商合同,以巩固双方对彼此的法律义务.
供应商协议对一些人来说可能是一个令人困惑的话题, 这就是为什么一些hoa拒绝接近这个主题. 然而,HOA合同是所有供应商项目的关键组成部分. 出于这个原因,hoa的合同策略必须存在并且是强制性的. 以下是hoa不能废除供应商协议的一些原因:
1. 为双方设定期望
供应商合同的主要重要性在于,它们定义了每一方对另一方的债务. 供应商合同包含项目的细节, 包括必须完成的任务, 什么时候必须完成, 以及要花多少钱. 口头协议在过去可能有用, 但它们从来不是与供应商进行交易的可靠方法.
当期望被设定后,双方都可以做出正确的准备. 居屋协会可以 分配预算 对于项目,而供应商可以计划一个时间表.
2. 概述了后果
对于任何社区来说,最好的HOA合同技巧之一是定义供应商未能交付的后果. 不幸的是,并不是所有的供应商都有可靠的记录. 他们中的一群人会犯错误——有些人比其他人更严重.
如果HOA没有适当的供应商合同, 供应商可以很容易地摆脱任何严重的错误(甚至是可悲的失败). 更糟糕的是,HOA将损失一大笔钱,却一无所获.
一份好的卖方协议必须包括在卖方不能履行其义务的情况下,业主协会可能对卖方征收的罚款的具体细节. 通过这种方式,供应商协议保护协会免受经济损失.
3. 保密及私隐
供应商合同也可能表明隐私条款,以保护HOA. 虽然它可能并不适用于所有的供应商, 如果业主协会希望对项目保密,或者如果供应商将在一个有敏感信息的地方经营,隐私条款或保密条款通常会派上用场. 业主协会可能还希望对合同本身的细节保密, 例如与定价有关的细节.
4. 详细的变化
当一个项目由于恶劣天气而推迟时会发生什么? 如果 一场地震 中途摧毁一切进步? 某些情况或不可预见的事件可能会影响项目的执行或完成方式.
这些例外情况也必须包含在供应商合同中,以避免误解. 通常情况下,hoa和供应商会对这种突然的变化产生争议. 没有供应商合同,误解几乎是必然的.
巩固合同
至此,供应商合同的重要性是显而易见的. 这些协议远不只是碰巧包含项目细节的签署文件.
它们保护HOA免受不必要的财务责任,并在法律上约束供应商在规定的时间内完成任务.
与供应商签订合同确保了如何完成工作的细节. 像这样, 除了上面提到的信息, 一份好的供应商合同应包括以下内容:
- 完成日期. 这是指工作要完成的日期,以及如果工作没有在截止日期前完成会发生什么.
- 工作时间. 合同还必须包括每天在工作上花费的时间长度和船员工作的具体日期.
- 材料. 这是指将在项目开发中使用的材料或项目.
- 存储的细节. 用品和设备在不使用时必须存放在特定的存储空间. 这样,你可以在非工作时间跟踪他们.
- 打破空间. 合同还必须列出午餐和休息的地点, 包括船员可以使用的卫生间.
- 付款条件. 也许最重要的是, 合同必须包括付款条件和解决保险证明等问题, 负债, 还有工人的补偿.
没有在合同中提供这些细节, 供应商可能不清楚协会的期望. 更糟糕的是,他们可能会故意利用这种默默无闻和社区本身.
即使工作在口头合同下看起来很顺利, 出现问题的那一刻——比如拖欠付款, 延迟, or 不可预见的现场情况 - HOA可能会遇到麻烦,可能会有大量资金的风险.
超越细节, HOA必须确保双方在任何工作开始前阅读并签署合同. 如果合同是协商的,但没有签署, 业主协会和卖方都可能按照合同行事,但不确定合同中的所有内容是否被接受. 这可能会导致关系的不确定性,并影响工作.
在计划项目之前, 物业管理协会经理必须了解考虑的工作,以便他们可以帮助建立一个系统,以确保顺利的流程和及时的付款完成.
没有合同就不要开始工作
从维护业主协会的财务状况到解决有关环境变化的纠纷, 供应商合同的重要性是不容否认的. 所有协会都必须为每个供应商,无论大小,提供这些标准. 除了保护企业的财务意识, 卖主合同也保护HOA免于承担法律责任.
如果事情出了差错,事态升级到法庭上, 业主协会可以将该协议作为证明卖方有过错的证据. 更不用说,拥有一个供应商合同也为拥有 与供应商保持良好的关系 从长远来看.
由于卖方协议的复杂性, 大多数协会都向律师或业主协会管理公司寻求帮助. 如果是后者,请给我们打电话.
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