作为HOA的董事会成员，你可能在过去遇到过难缠的房主. 知道如何有效地处理社区成员对HOA的投诉是一个重要的但经常被忽视的部分. 要完全解决每一个出现的抱怨是不可能的. 毕竟，你不可能取悦所有人. 但如果你坚持正确的过程，决议通常会随之而来.
本文简介:
如何像专家一样处理HOA投诉
没有人喜欢成为抱怨的接受者. 它们可能是相当消极的，甚至会让你情绪低落. 然而，他们是任何业主协会的自然组成部分. 不是每个人都有相同的观点, 你不能指望整个社区都喜欢目前的运行方式. 不管你喜不喜欢，每个人都有自己的发言权.
虽然投诉在HOA中是正常的，但处理它们可能是一个艰巨的任务. 并非所有的董事会成员都具备处理HOA投诉的能力. 然而，当你处于领导地位时，你必须学习.
作为HOA董事会成员，解决冲突和听取投诉是你工作的一部分. 更重要的是，你有责任以正确的方式处理他们. 毕竟, 哪怕是最轻微的错误都可能让你陷入麻烦不仅是住院医师协会，还有法律, 也.
让我们来看看处理业主投诉的正确方法:
第一步:理解和认可
当面临困境时, 一个人的第一直觉通常包含一个很大的反应——通常是一个消极的反应.
作为董事会成员, 当住院医生向你投诉时, 你必须克服你的不良反应倾向. 不要忽视你的抱怨，或者嘲笑你“太挑剔了”.”
虽然不是所有的抱怨都完全有道理，但房主确实有权这样做 表达他们的意见. 此外, 如果你将所有房主抱怨仅仅是因为他们想这么做，那是不公平的.
这是一个危险的假设，很容易导致冷漠，甚至更糟，嘲笑. 相反，你应该认为居民抱怨是因为他们真的关心社区.
如果住院医生向你投诉, 不管是什么, 感谢他们的意见，并向他们保证他们的意见已经被听取. 有时候，他们需要的只是你的倾听. 承认他们的担忧，但不要承诺什么，即使你的心告诉你不是这样.
尽可能多地用这种方式来回应抱怨. 虽然很容易回到老习惯上，但你必须永远记住，你的行为决定了你.
第二步:检查法律条文
在房主提交他们的投诉后，是时候寻求解决方案了. 首先，研究任何与房主投诉有关的联邦或州法律. 如果法律已经有了解决办法，你甚至不需要再走远了. 当然，法律有时可能过于模糊或笼统. 不管你有没有遇到问题, 最好咨询你协会的律师以确保安全.
步骤3:检查管理文件
如果法律没有规定你如何处理HOA投诉, 下一步是调查你的协会 管理文档. 在了解对HOA规则或成员的投诉后，检查你的章程和CC&r为任何相关规定.
例如, 如果一个居民抱怨邻居在晚上10点大声播放音乐, 有关大声播放音乐的规定，请参阅你们的管理文件.
第四步:与董事会和HOA经理讨论
有时，检查法律和管理文件并不能找到任何解决方案. 其他时候，你的HOA规则太模糊了. 在任何情况下，你必须与HOA董事会和HOA经理讨论投诉. 检查的情况, 以及相关的各方, 谈谈你如何能想出一个双赢的解决方案.
注意,尽管. 你不可能总是幸运地做出一个各方都满意的决定. 有时，最明智的解决方案甚至可能对投诉人不利.
第五步:传达解决方案
在与董事会和HOA经理商议之后，现在是时候 提供的消息 给了原告。. 取决于最终的决定，这部分要么是轻而易举，要么是彻底的噩梦.
如果你达成了一个被投诉人拒绝的解决方案，它甚至可能带来更多的不和. 不幸的是，这只是工作描述的一部分.
当你传达这个决议的时候，要确保你的出发点是同理心. 再次强调，认清他们的感受，尽量不要激怒他们. 解释一下你是如何以及为什么做出这个决定的. 让他们知道董事会只想做对社区最好的事. 开诚布公，最重要的是，不要责怪任何人.
处理业主投诉的小贴士
此外，还提供了如何处理HOA投诉的循序渐进指南, 这里有一些建议可以进一步帮助你:
1. 投诉是否以书面形式提交
如果业主强烈相信他们的投诉, 他们应该把它写下来, 至少, 证明自己的身份. 要求他们提交一份HOA投诉信是最理想的，因为这样可以让你有一份投诉的纸质副本. 此外，如果有必要，它还能让你追踪和收集更多信息. 对如何投诉HOA社区成员有明确的规定.
一些房主可能担心暴露自己的身份. 在这种情况下，你需要做的就是解释为什么你需要他们的名字和信息. 向他们保证，如果情况允许，你会对他们的身份和信息保密.
为你的HOA投诉信制定一种格式，让你的会员遵循. 如果您还没有，请参考下面的示例. 我们甚至会让你在这张图片之后下载它.
2. 考虑非正式的集合
有卖家, 当然, 他们根本没有时间去整理业主协会的投诉信. 在这种情况下，考虑非正式地收集它们. 许多董事会成员通过市政厅社区会议来接待他们. 其他人则更进一步，设立了一个社区“投诉箱”.“或者，你可以提供一个接收投诉的电子邮箱.
另一种选择是成立一个委员会，由董事会成员组成，准备听取房主的投诉. 没有接受争议和投诉的单一方式, 但要确保你的方法与董事会成员的时间安排和能力相符, 特别是如果你没有 社区经理.
3. 利用你的HOA管理公司为你的优势
如果你有一个HOA或社区经理，把所有的纠纷和投诉都交给他们. 经理应该接受解决冲突的培训, 能够有效地解决棘手的问题, 知道如何相对轻松地处理HOA投诉.
有些投诉很容易解决和核实, 但其他的问题就更难处理了. 如果不容易核实的话, 社区管理者仍应调查情况，并向有问题的房主解释解决过程.
4. 给你的经理权力(但不要太多)
作为董事会成员, 你需要与社区经理见面，了解更多关于他们公司或组织的信息.
如果公司有客户冰球突破豪华版游戏部门来处理房主的投诉, 不要给他们太多的权力来处理这些纠纷.
如果你给予社区经理相当大的权力来解决业主的投诉, 确保他们对你的协会的规章制度有必要的了解.
如果他们没有这些知识, 他们将无法给业主提供好的建议和解决纠纷. 他们可能会给出糟糕的建议，只会让这些争端变得更糟.
4. 理解董事会何时需要对投诉采取行动
如果没有足够的信息来立即解决投诉, 需要进行进一步的调查, 董事会也应该考虑采取行动. 根据投诉的严重程度，应该在一定的时间内(最好是90天内)将其作为董事会议程的一个项目. 当你在董事会上等待投诉被处理的时候, 与投诉人保持联系.
如果投诉是关于其他房主或供应商, 与这些人交谈，以收集更多信息. 在这之后, 该争议应由董事会处理, 原告应该有机会为他或她作证.
熟练处理HOA投诉，继续前进
有些人天生就有解决冲突的天赋，而另一些人则需要努力去解决. 让这篇指南和一套技巧帮助你从现在开始处理HOA投诉. 并非所有的抱怨都是平等的, 虽然, 因此，每次有居民投诉时，可能需要一段时间来适应每一个新的投诉.
大部分社区团体会选择聘请社区居留权管理公司处理社区居留权投诉. 管理公司使处理投诉变得容易得多. 如果你目前还没有与他们合作，请记住我们.
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