每个人都知道无纸化的生态效益. 但是尽管如此, 许多业主协会仍然使用纸质文件和沟通. 而拯救环境已经是一个足够好的理由, 切换到无纸化协会也可以提高你的生产力和效率. 所以,如果你已经准备好迈出这一步,这里有9种方法可以让你的住房无纸化.
有可能在你的住房管理中实现无纸化吗?
大多数人认为实现无纸化是一项巨大的事业,需要花费很多钱. 虽然过渡到无纸化协会确实需要大量的时间和奉献精神, 有几种方法可以在不花很多钱的情况下做到这一点. 只要记住,无纸化不是一夜之间就能实现的. 最好一次处理一点,这样你就可以最大限度地发挥无纸化HOA的经济效益.
9种方法让你的住房无纸化
这里有9个方法来开始你成为无纸化协会的旅程.
1. 改用电子邮件通信
电子邮件已经成为一种更有效的沟通方式. 你可以立即发送消息,无论是一个人还是一群人.
By 建立邮件列表,你可以发邮件 社会时事通讯、公告、目录、新闻和整个社区的更新. 医院管理局改用数字通信可以节省很多钱.
委员会还可以使用电子邮件发送违规和逾期评估的正式通知. 一定要确认一下当地法律,因为有些文件是需要手工递送的.
房屋协会董事会成员在讨论社区事务时也可以使用电子邮件通信. 建议为每个董事会成员设置私人电子邮件帐户,以确保所有通信的安全性和保密性. 这些专用帐户不应用于个人用途,因为电子邮件在诉讼的情况下会被发现.
2. 更新你的网站
你的HOA网站不仅仅是为了让潜在的房主了解你的社区. 它也可以成为现有房主的在线文档中心. 更新你的网站,包括一个包含所有社区文档的部分.
房主可以查看和/或下载社区的 管理文档、财务报告、预算报告、会议纪要等. 如果部分文档包含敏感信息, 您可以设置密码或限制访问只有当前的房主.
如果房主可以在线访问HOA文件, 他们将不再需要向你的办公室索取这些文件的实体副本. 如果仍然有要求,你可以简单地引导居民到你的HOA网站.
只要确保这些文件总是最新的,因为房主会参考这些文件来处理社区事务.
3. 请求无纸化账单报表
如果你真的想让你的住房无纸化, 您应该向供应商索取电子帐单, 承包商, 以及其他冰球突破豪华版游戏提供商. 即使这些第三方公司不是无纸化的, 他们最有可能满足你的要求.
无纸化账单有很多优点和缺点. 除了可以减少用纸, 无纸化账单的一个优点是,您可以轻松地访问和响应这些发票.
另一方面, 一个缺点是,你可能更有可能错过付款, 特别是如果账单在你的收件箱里丢失了. 如果一方突然决定更改他们的电子邮件地址,无纸化账单也可能会丢失.
房主协会在向房主收取会费时也可以改用无纸化的账单. 只是要确保考虑到无纸化账单的缺点,并做出必要的调整,以确保所有的付款都能顺利进行.
4. 有扫描器吗
当你的联想过渡到电子结构时, 方便使用扫描仪是个好主意. 目标是在你的办公室里保存所有实体文件的数字副本. 这是一项劳动密集型任务,您的进度将取决于您有多少扫描仪. 一旦你过渡到一个无纸化的协会, 董事会成员或HOA经理可以使用扫描仪上传已收到的物理文件.
5. 利用HOA管理资源
无纸化协会可以更容易地实现,如果你能够利用你的资源 物业管理局管理公司. 因为他们在这个行业中地位稳固, 他们将有权使用发票系统, 预算软件, 电子邮件管理, 网络冰球突破豪华版游戏器, 和其他项目需要在你的HOA中实现无纸化. 您还可以寻求您的物业管理协会经理的冰球突破豪华版游戏,以便更顺利地过渡到无纸化协会.
6. 备份文件
因为大多数(如果不是全部的话)您的社区文档和通信将以数字方式存储, 备份你的文件很重要. 还建议对文件进行多个备份,以防一个驱动器损坏. 或者,您可以使用基于云的存储来避免数据损坏和丢失. 只要能上网,你就能访问你所有的文件.
7. 保存重要的文件
尽管这将成为实现真正无纸化的障碍, 在某些情况下,业主协会必须保留文件的实物副本. 这可能是因为它们包含敏感信息或具有法律约束力. 不管是哪种情况,你都必须保存重要的文件.
8. 用过的再生纸
有时你也需要创建或使用纸质文档. 因为在你的房屋管理协会中实现无纸化的一个主要原因是减少对环境的影响, 使用再生纸可以避免产生额外的废物. 这样,你仍然能够支持你的社区 绿色行动.
9. 制定计划
如果没有一个具体的计划来存储数字文档,不要去无纸化. 您需要为文件规划一个结构. 它应该易于访问,以便每个人都能找到他们需要的东西. 此外,请确保用于存储文件的软件是为社区协会设计的.
你真的可以在你的屋中实现无纸化吗?
如你所见, 在你的住房管理处实现无纸化是可能的,但这需要大量的计划和准备. 如果您在HOA中重视环境和生产力,那么这将是一项值得的努力. 只要记住这九种方法,就可以开始你的无纸化协会之旅. 即使你不能马上实现真正的无纸化,也不要担心. 成为一个“纸光”协会本身已经是一个令人难以置信的壮举.
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