HOA会议可能会让董事会成员感到沮丧. 也许会议组织混乱,在不重要的问题上花了太多时间, 或者你的会议感觉像是一场三到四个小时的马拉松,什么都没有完成,每个人的时间都被浪费了. 不管沮丧的原因是什么, 也许是时候让你的房屋协会董事会议程焕然一新了.
房委会董事会会议议程应包括哪些内容
在重组和改变定期董事会会议议程时,有一个可以遵循的指导方针是很有帮助的. 事实上,它可以解决你在董事会会议上遇到的很多问题. 在你重写日程之前,首先要知道要包括哪些项目. 除了时间等相关细节, 日期, 会议地点, 以下是必须出现在HOA董事会议程上的事项:
1. 呼吁维持秩序
第一个必须出现在HOA董事会议程上的项目是召集会议. 这在任何方面都不必是正式的, 虽然它确实正式标志着会议的开始.
理想情况下,你可以在你的日程表上指定的时间召开会议. 但是,如果你还在等所有董事会成员都到场,迟到几分钟也没关系.
2. 点名
并非所有协会都将点名列入其住房协会董事会议程. 然而,把董事会成员介绍给在场的每个人是一个好方法. 以某种方式, 这是在讨论议程上更严肃的话题之前打破僵局的一种方法.
3. 开放论坛
此时此刻, 你可以为会员或客人开辟一个特定的时间来表达他们的意见或担忧. 一个开放的论坛为居民提供了一个提出问题的平台, 不过你要注意不要当场跟他们说话.
有州法律,比如 公开会议法 在加州,禁止对议程中未包括的议题采取行动. 学会 发表公开评论 适当地避免沿途的问题.
另外,这个时间要严格监控,保持在合理的时间段内. 一般来说,你可以给每个病人3-5分钟的时间来表达他们的担忧.
4. 批准上次会议记录
此时此刻, 您的业主协会董事会会议议程应该留出几分钟来回顾上次会议的记录. 董事会秘书通常负责 记录分钟,但这项任务可以分配给其他人. 不过,被任命为该职位的人还必须得到秘书的最后批准.
快速而简洁地回顾一下上次会议上发生的事情有助于刷新记忆. 对于那些上次缺席但现在出席会议的人来说,这也是一个总结发生了什么的好方法. 一定要突出那些已经解决和没有解决的问题, 但现在不要再讨论这些问题了.
5. 提交报告
看了上次会议记录之后, 你的董事会必须分配时间来展示报告. 从管理报告开始 阿花的金融类股、建筑文件等.
在那之后, 你可以继续看委员会报告了, 哪些是不同房委会委员会就不同项目的进度所提供的资料. 这包括活动、景观美化、甚至建筑委员会等等.
6. 老/未完成的业务
然后,您的HOA董事会议程必须继续讨论旧的或未完成的事务. 这意味着要解决由于缺乏时间或需要额外研究而在之前的会议上被搁置的问题. 任何未解决的问题都属于这一类.
7. 新业务
在讨论了旧的业务之后,再转向新的业务是合乎逻辑的. 新业务是指提交董事会讨论或采取行动的任何新项目. 这些可能是在上次会议的公开论坛期间提出供审议的问题或关切事项. 它也可能是像维护项目之类的新举措.
8. 休会
一些hoa选择在公开董事会会议结束后,在新的业务讨论结束后举行公开论坛. 在这种情况下,允许举行公开论坛. 如果你的开放论坛发生在一开始, 你们处理完任何新事务后,可以休会. 至此,董事会会议正式结束.
行政会议说明
任何执行会议都可以在预定的定期会议之前或之后举行. 你甚至可以把它安排在一个完全不同的时间, 取决于您的管理文档是否允许.
董事会大会和执行会议有一些不同之处. 首先,执行会议通常涉及的人员要少得多.
出席会议的通常只有董事会成员、HOA经理和任何受邀嘉宾. 相比之下,董事会全体会议通常对社区的所有成员开放.
行政会议是法律问题的闭门会议, 个人问题, 以及涉及拖欠业主的问题, 除此之外, 讨论了. 由于这些话题的敏感性,并不是每个人都能参与.
为了保密, 这次会议必须单独制定议程,会议记录绝不能公开. 会议议程可能遵循与董事会全体会议类似的模式. 此外,必须通知将举行执行会议.
业主协会会议议程模板
正如您所看到的,HOA董事会会议议程是董事会会议成功的关键工具. 但是,如果你以前从来没有做过,制定自己的议程可能会很困难. 这就是为什么我们为您提供了一个示例董事会会议议程模板,如下所示. 或者,我们也有一个下载链接的模板后,这张图片.
开始起草业主协会董事会会议议程
一个强有力而有序的议程是保持会议简洁和轻松的关键. 重要的是,一旦制定了一个好的计划,要坚持你已经制定的项目. 有了这些指导方针, 你应该能够制定一个董事会会议议程,这将丰富你的董事会会议,使他们尽可能顺利.
许多社区协会在起草议程时仍然遇到问题, 即使有一个HOA会议议程模板在手. 如果你发现自己处于同样的情况,请随时向HOA管理公司寻求帮助. 随时给我们打电话.
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