组织的治理文档是实体结构的支柱, 规则, 和程序. 没有这些重要文件, 一个组织将缺乏系统地处理问题的框架. 所有成员都应该了解这些文件的内容,以及它们如何影响每个人和整个协会.
什么是组织管治文件?
组织的管理文件规定了组织的结构、程序和规则. 没有这些文件, an organization would have nowhere to turn when faced with problems or issues; instead, 它将不断地依赖于多数人的决定, 这会迅速破坏组织的微妙秩序. 有组织管理文件, 公司可以保护会员的权利, 包括少数人.
管理文件的组织类型
组织共享四种通用文件:公司章程, 章程及细则, 秩序规则, 以及常设规则. 下面让我们逐一剖析.
1. 公司章程
作为一个公司运作, 一个组织必须通过获得公司章程向州或联邦政府寻求公司地位. 这份文件确立了组织的法定名称等基本细节, address, 和目的.
国家法人是一个组织从事各种法律活动的关键. 这些活动包括财产所有权, 合同绑定, 法律行动, 以及为履行职责的成员提供个人责任保障. 另外, 公司提供公认的法律地位, 拥有公司印章的能力, 并确保作为一个组织的永久延续.
该组织应聘请熟悉州法律的当地律师来启动成立程序. 律师将起草公司文件, 包括组织名称之类的信息, 总部, 目的, 以及对潜在修正案的规定. 基于法律建议, 其他细节, 比如年会的次数, 任命董事会成员, 非营利性或营利性状态, 授权地产, 以及存在的期限, 也可以包括在内.
一旦最终稿准备好了, 议员签署文件, 哪个组织提交给国务卿. 一些州可能会要求额外的文件,如营利性或 非营利组织章程. 最后的文件是公司章程, 公司注册证书, 或公司章程. 本文件具有法律约束力,优先于其他组织文件.
合并后, 保持公司章程的可访问性,并在对其他治理文件提出变更建议时定期参考它,这一点至关重要. 这确保了公司章程和后续组织规则之间的一致性,并防止了冲突.
2. 章程及附例
章程或细则包含管理组织的规则. 该文件侧重于该组织的内部结构,而不是议会程序. 章程概述了组织的基本属性, 它的操作指南, 以及在更大的组织框架内,大会和个人成员之间的关系. 这些规则是至关重要的,任何修改都需要事先通知并获得多数同意.
3. 议事规则
建议组织采用议会权威,如 罗伯特议事规则,但可能会选择在某些方面偏离其建议. 这就是秩序规则发挥作用的地方. 这些规则涉及有秩序的业务行为和官员的职责. 它们包含独特的仪式程序, 不同的会议顺序, 选举规则, 或者为电子格式提供便利.
当组织想要执行与议会权威不同的程序时,它们就会求助于秩序规则. 然而,至关重要的是,任何通过的规则都必须与普通议会法保持一致. 这确保了少数和缺席成员的权利得到保护. 也就是说,这份文件不需要包括共同的议会规则.
如果一个组织在其章程中包括秩序规则, 值得注意的是,他们将被停职. 然而, 除非章程明确允许,否则成员不得中止管理组织结构的其他章程.
4. 站的规则
常设规则支配着一个组织的管理. 它们通过主要动议建立,并在修改或撤销之前一直有效. 通常,他们会讨论会议时间之类的问题. 通过多数票通过, 可能通过多数投票暂停会议,三分之二投票不通知或多数投票通知而取消会议. 一个组织将这些规则记录在“常备规则”书中,以确保连续性,并有助于指导新的领导和成员.
如果一个组织因为传统而遵循某些惯例, 澄清这些习俗是很重要的. 无论是书面的还是习惯的, 正式动议是废除习俗所必需的, 就好像是议会制定的一样. 组织可能会使用“指导方针”或“政策声明”之类的术语,而不是“常设规则”.”
议事规则规定,暂停议事须以三分之二的票数通过,更改议事须以三分之二的票数通过. 另一方面, 常务规则可以在多数人投票赞成的情况下暂停, 而撤销则需要三分之二的投票而无需通知或多数投票而通知.
深入了解协会章程
组织的章程包括其名称, 目的或目的, 成员, 军官, 会议, 执行委员会, 委员会, 议会的权力, 和修改. 根据其规模和性质,一些组织可能需要包括其他信息.
1. 组织名称
法团组织的名称不应包括在章程内, 即使宪法已经包含了它. 这可以防止两个或多个文档之间的潜在冲突.
2. 目的或目的
就像名字一样, 法团文件载有其宗旨的法团,不应在其附例中列出该宗旨. 目标或目的应该简洁,通常只有一句话或用分号分隔(如果很长)。. 对象设置成员可以引入程序集的边界.
3. 成员
本节阐述了成员的责任、要求和权利. 它概述了有关成员的所有相关信息, 比如成员的类, 会员资格, 会费或费用 (如果有的话)、纪律处分程序、留用和辞职.
4. 军官
本节按职级排列人员名单. 它还包括关于提名和选举的资料,例如要求和程序. 其他信息应说明职位的资格, 任期, 免职, 和职位空缺.
5. 会议
会议部分应该讨论什么时候必须召开会议, 法定人数的要求, 召开特别会议的条件, 如何取消定期会议及电子会议资料. 请注意,如果章程没有规定,大多数成员构成法定人数.
6. 执行委员会
本节讨论董事会的组成(填补职位的人数和程序), 董事会会议信息, 如何解职警员, 以及如何处理空缺. 它还应该规定董事会成员的职责. 请记住,成员不能撤销章程中特别赋予董事会成员的职责.
7. 委员会
章程应该列出所有常设委员会. 本节还应规定每个委员会的成员人数, 委员会的职责, 任期, 资格要求. 其他信息应包括委员会是如何组成的, 谁来填补空缺?, 委员会如何使用资金, 议员如何辞职, 以及其他要求.
8. 议会的权力
本节详细说明了该组织所遵循的议会权力和版本.
9. 修正案
本节应概述以下程序和要求 修改公司章程. 修正案必须事先通知并获得三分之二的赞成票.
制作章程时的技巧
章程在组织的管理文件中起着至关重要的作用. 写章程的时候, 虽然, 我们很容易犯错误,从而破坏整个组织的结构和流程. 幸运的是,组织在制定规章制度时可以使用一些技巧.
- 包括一个解散条款,规定组织解散时会发生什么.
- 在赔偿条款中写明州法律对非营利组织的规定.
- 使用简单直接的语言.
- 避免使用重复的词语或法律术语.
- 写下条款,以免别人在引用时断章取义.
- 构建完整的句子,不依赖于前后的句子来表达意思.
- 新组织应该有相当简单的规章制度, 只写入启动操作所需的信息. 随着新的经验和问题的出现,章程的修改也会随之而来. Don’t try to predict the future; cover all possible scenarios.
- 定期审查公司章程,找出过时的条款,并制定新的、必要的条款.
- 聘请律师或议员协助起草章程.
底线
组织治理文档对于任何实体的成功都是不可或缺的. 每个文档都扮演着不同的角色, 从定义法律地位到制定内部规则和程序. 然而,制作、审查、修改和解释这些文件并不总是那么容易.
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