业主协会董事会的成员有时会在执行会议上讨论重要但保密的问题. 但是,所有州都允许召开行政会议吗? 房主可以参加这些会议吗?
何谓房委会行政会议?
居屋协会董事会负责管理社区, 其中包括讨论协会业务, 做决定, 通过决议. 董事会通常必须在有法定人数出席的董事会会议上完成所有这些事情. But, 有时, 董事会将休会至执行会议,讨论其他项目并对其他决定进行投票.
简单地说, 执行会议是业主协会董事会成员之间在公开董事会会议之外举行的私人会议. 它通常发生在定期召开的董事会会议之前或之后, 但它也可能发生在会议间隙, 取决于协会的管理文件. 行政会议通常是私人的,因为是保密的, sensitive, 或者机密信息通常在这些会议上讨论或披露.
这取决于州法律和房主协会 管理文档在美国,董事会可以亲自或虚拟地举行高管会议. 面对面会议要求有一个实际的地点,让董事会成员可以面对面地开会讨论问题. 另一方面, 虚拟会议允许董事会成员通过视频或音频(或两者都有)进行电子会议。. 大多数情况下,通过电子邮件进行的行政会议是不允许的.
所有居屋委员会可否举行行政会议?
值得注意的是,并非所有业主协会都能够举行执行会议. 这取决于州法律和协会的管理文件.
例如,在佛罗里达州, 第720节.303(b) 《业主协会法, 只有在以下两种情况之一的情况下,董事会或委员会才能与业主协会的律师举行闭门会议:
- 讨论拟议的或未决的诉讼
- 讨论人事事宜
类似的规定也适用于共管公寓 第718节.112 佛罗里达共管公寓法案.
与此同时, 其他州, 喜欢加州, 给予HOA董事会更大的范围来决定何时召开执行会议. 民法典第4935条 具体概述和讨论执行会议的条件和要求.
房委会行政会议讨论什么?
董事会成员在闭门会议上可以讨论什么,不可以讨论什么,这取决于州法律和协会的管理文件. 不过,执行会议的议程通常包括以下内容:
- 诉讼. 这是指业主协会作为一方的任何拟议或正在进行的诉讼.
- 合同执行. 董事会成员可以对尚未执行的合同进行投票和讨论. 一旦合同被执行,它就成为所有房主都可以查看的公共记录.
- 纪律处分. 如果委员会考虑对住院医生进行纪律处分, 这类问题通常留给行政会议处理.
- 付款计划. 拖欠, 付款计划 通常是闭门讨论吗.
- 人员问题. 与HOA员工有关的任何行动通常在执行会议上讨论. 这包括招聘等行为, firing, 或者处罚一名员工, 以及任何关于他们薪水的讨论.
- 留置权丧失抵押品赎回权. 董事会通常可以在执行会议上决定取消留置权.
房委会执行会议是否对所有业主开放?
定期董事会会议(或公开董事会会议)通常对协会的所有成员开放. 这意味着房主可以参加董事会会议并观察董事会做出的决定. 大多数公开的董事会会议也会为房主的意见分配时间.
但是,行政会议通常是 not 对协会成员开放. 这些会议通常只对董事会成员以及协会的律师或其他受邀的第三方开放. 大多数情况下,HOA经理也会参加执行会议.
不过,也有一些例外. 例如,加州法律允许社区的某些成员参加行政会议. 这包括:
- A member who requests to meet with the board in executive session to discuss their disciplinary action; and,
- 要求在执行会议上与董事会会面,讨论未付费用的支付计划的成员.
一些房主可能会质疑执行会议的想法,或者觉得董事会试图通过举行闭门会议来掩盖一些事情. 以避免失去业主的信任, 董事会成员应清楚地解释执行会议的目的.
行政会议的通知和议程要求
尽管高管会议通常不会对所有成员开放, 董事会仍然必须提供通知. 再一次, 通知和议程要求将取决于州法律和协会的管理文件.
在加州,HOA董事会 必须提供 与预定的公开会议同时举行的执行会议至少提前四(4)天通知. 对于仅为执行会议的会议,必须至少提前两(2)天发出通知. 通知应包括会议的时间和地点. 此外,会议议程应随会议通知一起附上.
HOA执行会议记录应包括哪些内容
如何写行政会议记录? 当涉及机密信息时, 甚至很难确定分钟是否有必要. 但是,大多数州法律和管理文件确实要求董事会这样做 保持几分钟 即使是行政会议.
行政会议记录只应一般地记录所讨论的事项. 会议记录不应过于详细,也不应透露任何敏感、特权或私人信息.
有时,协会可以对行政会议进行更详细的记录. 只有在执行会议纪要没有开放给所有成员查阅的情况下,才会出现这种情况.
关键的一步
业主协会执行会议是开展协会业务同时保持保密的重要工具. But, 因为需求和权限可能因社区而异, 董事会应该重视对本州法律的研究. 另外, 他们应该仔细审查他们的执政文件, 特别是章程, 去理解什么是允许的,什么是不允许的. 只有这样,董事会才能举行无缝衔接的高管会议.
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