本文基于我们2022年7月题为“HOA董事会基础知识”的网络研讨会. 完整的网络研讨会发布在下面. 如果您希望收到未来网络研讨会的通知,请注册我们的时事通讯或电子邮件 webinar@mycmg.com.
在HOA董事会任职是一项具有挑战性但又有回报的工作. 为了确保你有效地履行你的职责,了解HOA董事会的基本知识是至关重要的.
HOA董事会基础知识:什么是HOA?
房主协会(HOA)是一个由房主组成的有计划的社区,由志愿者组成的委员会提供冰球突破豪华版游戏. 它的主要功能是通过完成包括征收会费在内的各种任务来维持社区, 居民沟通, 公共区域的维护.
除居屋协会外,其他社区协会包括共管公寓和合作协会. 有时,你会听到人们把HOA称为POA或业主协会. 无论如何,所有这些协会都是有组织的,被认为是非营利公司.
北卡罗来纳州所有的非营利组织都是由 一章55 北卡罗莱纳一般法规. 1986年10月1日以后建造的公寓紧随其后 章47度而在上述日期之前建造的公寓紧随其后 一章47. 最后,1999年1月1日以后形成的独户住宅和联排住宅紧随其后 47章f.
然而,在南卡罗来纳,确实没有关于社团的法定计划. 然而,南卡罗来纳州的法律确实要求hoa记录他们的文件.
什么是CC&Rs?
的 公约、条件和限制声明 (CC&Rs)本质上是你的社区的构成. 在联邦、州和地方法律旁边是CC&章程是本协会的最高法律. CC&r基本上告诉业主他们能做什么和不能做什么. 社区里的每个人都必须遵守这一宣言, 但是董事会, 特别是, 是否应该确保这些公约的一致和公平的执行. 考虑周全固然重要,但董事会成员也不应该有太多例外.
什么是公司章程?
公司章程使公司得以存在. 它实际上创造了HOA. 这份文件由国务卿存档. 虽然绝大多数的文章没有包含太多的细节, 有一些概述了社区中的某些规则. 但是,如果本文档中的规则与CC中的规则冲突&r,然后是CC&Rs将被遵循。.
章程是什么?
章程是协会的程序规则. 在这里, 你会发现关于董事会的规则, 选举, 投票权, 和法定人数, 除此之外. 这份文件规定了你应该有多少董事会成员, 他们是如何当选的, 他们当选后是如何被罢免的, 各单位的表决权, 你要开几次董事会, 和更多的.
南卡罗来纳州法律要求协会记录其章程. 然而,北卡罗来纳州没有这样的要求. 因此,NC的协会更容易修改其章程.
HOA董事会基础知识:法律和管理文件的优先权
法律的层次结构和居屋协会的规管文件如下:
- 联邦法律(公平住房法, 展示美国国旗自由法案, 金像规则等.)
- 北卡罗来纳州一般法规第47A, 47C和47F章
- 北卡罗来纳州非营利性公司法(第55A章)
- 地方条例(冲突时)
- 公约、条件和限制声明(CC&Rs)
- 公司章程
- 规章制度
如何加入居屋委员会
有两种方法可以加入您的居屋委员会:
- 被选为 by the homeowners at a properly noticed meeting that has established and reached a quorum; or,
- 如有空缺,由房委会董事会委任.
后一种情况, 除非管理文件另有规定,任命的董事会成员通常会完成空缺席位的剩余任期. 大多数协会没有要求填补空缺席位,如果该席位在中期空缺(例如, 董事会成员辞职或被免职). 但是,一些章程可能要求董事会填补空缺.
每个社区至少有一名董事会成员是很重要的. 如果所有的职位空缺,没有人愿意冰球突破豪华版游戏, 法院可以指定接管人接管协会的管理. 然而,人们普遍认为这是在浪费HOA的钱.
期限
没有两个联想是完全相同的. 因此,您必须参考您自己的章程或CC&要知道每个职位的期限. 一些公司章程要求董事同时任职,而另一些公司章程则规定了交错任期. 董事会成员人数最好为奇数,以避免票数相等.
指定的位置
在选出董事会成员之后,是时候给他们分配职位了. 对于所有hoa来说,有四个职位是相当普遍的:总裁, 副总统, 财务主管, 和秘书. 董事会通常是挑选官员的人.
董事会成员可以担任双重角色, 最好不要让一个人同时担任总裁和财务主管的角色. 这是因为这两个职位有一些重叠,并且作为对方的问责检查器. 因此, 当一个人同时担任两个职位时, 他们可以很容易地向其他董事会成员隐瞒信息. 这是通往金融欺诈的单程票.
业主协会董事会的基本职责
以下是董事会成员必须坚持的基本义务和责任.
1. 保密
虽然协会业务远非最高机密,但HOA董事会应将其视为最高机密. 你可以接触到房主的机密信息, 因此,向董事会以外的人披露这些信息违反了隐私法. 它还会引发邻国之间的动乱和仇恨, 特别是如果人们知道哪些房主拖欠还款.
保持供应商合同的私密性也是一个好主意. 没有供应商愿意透露他们的定价策略和冰球突破豪华版游戏. 如果有人得到这些信息, 他们可以利用它作为筹码或帮助其他供应商.
确保执行会议上的所有讨论都是保密的. 这些讨论只给董事会听. 这意味着这些会议没有录音,无论是视频还是音频. 坚持会议记录!
2. 信托责任
业主协会董事会对协会负有受托责任. 这意味着将社区的最大利益置于其他一切之上. 你可能需要做出不受欢迎的决定或你不同意的决定. 但是,如果它们是对HOA最有利的,那么你的工作就是完成它们.
3. 规则的执行
董事会有责任执行社区的规则. 如前所述,一致和公平的执法是绝对重要的. 但是,你仍然可以在等式中加入一些人情味——不要做得过火. 永远不要挑选要执行哪些规则以及要对谁执行这些规则. 这肯定会导致歧视或选择性执法诉讼.
最后,董事会成员自己也应该始终遵守规则. 当涉及到执行规则但同时又违反规则的董事会成员时,法院并不是特别宽容. 成为董事会成员并不意味着你可以自由地批准自己所有的架构请求,并消除所有的违规行为.
4. 管理与控制
即使你决定聘请一家管理公司(这是个好主意), 顺便说一下), 你永远不应该失去对社区中正在发生的事情的把握. 确保积极参与管理的各个方面. 没有为社区投入足够时间或漠不关心的董事会可能会在未来陷入大麻烦.
5. 对代理商和供应商的监督
董事会应该监督所有的供应商和代理商. 拥有一家管理公司并不是你懈怠的借口. 董事会对事情有最终决定权,所以要确保监督一切. 如果一些代理商或供应商没有做令人满意的工作, 不要害怕终止与他们的协议或拒绝续签合同.
HOA董事会基本知识:采用的最佳做法
每个董事会都应该在其管理工作中实施的一些最佳实践包括:
- 作出道德承诺. 要求所有董事会成员在其第一个任期内签署一份道德声明. 虽然这不是必需的, 如果一个或多个董事会成员拒绝接受这一承诺,这当然是一个危险信号.
- 快速响应. 当面对投诉、请求或担忧时,一定要尽快做出回应. 逃避你的问题是没有用的——它们会不断地回来.
- 达到平衡. 在董事会任职很重要,但你不应该让它占据你的生活. 所有董事会成员都必须兼顾个人生活和职业生活. 诀窍是在你生活的这些方面之间取得良好的平衡.
理解利益冲突
利益冲突 房主协会问题的主要来源是什么. 记住要以有利于协会而不是你自己的方式行事. 作出对协会不利的决定是违反你的受托责任.
利益冲突的常见例子
- 董事会成员将规则强加于他人,而不是自己或朋友;
- 接受供应商的回扣或者选择提供优惠的供应商;
- 担任供应商的董事会成员或朋友/亲戚;
- 领取福利, even if it’s not to the detriment of the HOA but is not disclosed to the community; and,
- 盗窃.
如何处理利益冲突
董事会成员应始终牢记他们的受托责任. 永远把协会放在第一位. 如果有潜在的利益冲突,立即披露. 在某些情况下,你可能需要回避. 例如, 如果董事会正在考虑聘请你朋友的园林美化公司, 不要让自己参与决策. 即使事情本身并不是不合适的,但表面上看起来是不合适的, 最好不要这么做.
董事会成员责任和保护
如果一个心怀不满的房主在诉讼中点名你怎么办? 董事会成员会被追究责任吗?
在大多数情况下, 董事对其在董事会任职期间所做的决定或行动不承担个人责任. 但是,也有例外. 如果董事会成员以极端的方式行事,他们的行为可能被视为犯罪, 那么法院可能会追究他们的责任. 如果董事会成员故意违反社区利益,同样适用.
记住这些HOA板的基本知识
做董事会成员通常是一份吃力不讨好的工作. 你拿不到工资,房主有时甚至鄙视你. 但, 知道自己在尽最大努力保持社区的最佳状态是一件很有成就感的事.
然而,HOA管理公司可以显著减轻您的工作量. 请致电雪松管理集团,电话:(877)252-3327或 在线冰球突破豪华版官网 了解更多有关冰球突破豪华版游戏.
相关文章: